In Excel bị khoảng trắng cuối trang nên làm tài liệu của bạn trở nên thừa thãi, mất thẩm mỹ và kém chuyên nghiệp? Nguyên nhân và cách xử lý đã được chia sẻ trong bài viết này.
Khi làm việc với Excel, ai cũng có nhu cầu muốn in ấn các bảng tính một cách gọn gàng và chính xác. Tuy nhiên, có không ít trường hợp sau khi căn chỉnh và in file Excel, người dùng lại gặp phải tình trạng xuất hiện khoảng trắng lớn ở cuối trang in vô cùng mất thẩm mỹ. Trùm Thủ Thuật sẽ ngay lập tức giúp bạn giải quyết tình trạng in Excel bị khoảng trắng cuối trang.
Nguyên nhân in Excel bị khoảng trắng cuối trang là gì?
Không xóa được trang trắng trong Excel, in có khoảng trắng ở cuối trang… chính là những tình trạng phổ biến đối với người dùng. Để có cách khắc phục tốt nhất, trước tiên chúng ta cần tìm hiểu nguyên nhân gây ra vấn đề này.
Lý do 1: Vùng in được thiết lập quá lớn
Việc đầu tiên bạn nên nghĩ đến là do bạn đã thiết lập vùng in quá lớn. Excel có thể đang lấy cả những ô trống phía dưới hoặc bên cạnh vào vùng in (Print Area) theo như thiết lập của bạn. Và kể cả khi ô trống, Excel vẫn in toàn bộ vùng đã được chọn, tạo ra khoảng trắng ở cuối trang.
Lý do 2: Còn dữ liệu ẩn hoặc dữ liệu bị xóa
Bạn đã cho rằng mình đã xóa dữ liệu trong ô, tuy nhiên thì Excel vẫn có thể ghi nhớ các ô từng chứa dữ liệu. Đây là nguyên nhân khiến cho phạm vi vùng dữ liệu mở rộng không cần thiết. Thông trường, lỗi hay xảy ra khi bạn chỉ xóa nội dung trong hàng/cột mà không xóa luôn hàng hay cột đó.
Lý do 3: Thiết lập lề (Margins) hoặc khoảng cách Header/Footer quá lớn
Ngoài các nguyên nhân trên, trong trường hợp lề dưới (Bottom Margin) hoặc khoảng cách giữa nội dung và Footer bị đặt quá lớn, phần nội dung bị đẩy lên trên thì cũng là nguyên nhân gây ra khoảng trắng ở cuối trang.
Lý do 4: Page Break (ngắt trang) chưa đúng vị trí
Một nguyên nhân nữa là có thể do Excel tự động hoặc thủ công chia trang (Page Break) không đúng vị trí, làm trang in bị thừa một khoảng trắng cuối trang.
Lý do 5: Tùy chọn “Fit to Page” chưa phù hợp
Trong trường hợp bạn sử dụng tính năng Fit Sheet on One Page hoặc Fit All Columns on One Page mà không thiết lập chuẩn, Excel sẽ tự động co giãn nội dung. Điều này có thể làm lệch bố cục và khiến cho in Excel bị dư trang trắng.
Bên cạnh đó, chế độ Page Layout hoặc Page Break Preview đang để vùng hiển thị vượt quá nội dung thực tế cũng là lý do khiến cho vùng in bị “quá lớn”.
Chi tiết cách khắc phục lỗi in Excel bị khoảng trắng cuối trang
Cách xóa trang trắng trong Excel khi in không quá phức tạp, dưới đây là những gì bạn cần làm để fix lỗi khoảng trắng khi in trong Excel.
1/ Thiết lập lại vùng in
Đầu tiên, bạn cần vào Page Layout > Sau đó chọn Print Area > Chọn vào Clear Print Area để xóa hết vùng in cũ.
Khi đã xóa toàn bộ vùng in cũ xong, bạn cần chọn lại vùng cần in bằng cách: Vào Print Area > Set Print Area để thiết lập mới.
2/ Xóa hàng/cột trống phía dưới và bên cạnh
Như admin đã chia sẻ, khả năng cao là bạn chỉ xóa nội dung ở hàng/cột chứ không phải xóa hàng/cột đó. Do vậy, mới gây ra tình trạng có khoảng trắng khi in. Bạn nên kiểm tra và chọn các hàng hoặc cột trống dư thừa > Nhấn Chuột phải > Chọn Delete.
Lưu ý: Chọn Delete Rows hoặc Delete Columns chứ không chỉ Clear Contents (vì Excel vẫn tính vùng ô trống đó nếu chỉ xoá nội dung).
3/ Kiểm tra và điều chỉnh Page Break (ngắt trang)
Bạn cũng nên xem và điều chỉnh lại ngắt trang sao cho chuẩn xác. Chỉ cần nhấn vào tab View > Page Break Preview > Sau đó, kéo các đường màu xanh để thu hẹp đúng vùng cần in. Hãy đảm bảo không còn phần trống ngoài vùng dữ liệu.
Một mẹo nhỏ mà bạn nên thực hiện để vùng in được chính xác là nên sử dụng Page Break Preview trước khi in để kiểm tra vùng in rõ ràng.
Một số thủ thuật khác nếu như in bị có khoảng trắng ở cuối
- Điều chỉnh lề trang (Margins): Bạn vào tab Page Layout > Nhấn vào Margins > Chọn Narrow hoặc Custom Margins. Đừng quên giảm Bottom Margin để giảm khoảng trắng cuối trang nếu cần thiết nha.
- Cài đặt lại chế độ in: Với cách này thì bạn nhấn vào tab File > Print > Kiểm tra mục Scaling và chọn No Scaling nếu không muốn Excel tự căn chỉnh. Hoặc bạn có thể chọn Fit Sheet on One Page nếu bạn muốn in toàn bộ lên một trang, tránh chia trang tạo khoảng trắng.
- Kiểm tra Header & Footer: Bạn cần nhấn vào Insert > Header & Footer. Sau đó, bạn hãy xem có nội dung Footer nào bị dư hoặc khoảng cách Footer thiết lập quá lớn không nha.
Lưu ý quan trọng khi in file để tránh khoảng trắng cuối trang
- Bạn nên xác định vùng in ngay từ đầu, luôn thiết lập Print Area thay vì để Excel tự động chọn để tránh những lỗi ngoài ý muốn như khoảng trắng.
- Dọn sạch dữ liệu thừa cũng là việc bạn nên thực hiện, bởi những ô chỉ có định dạng (kẻ khung, tô màu) hoặc ký tự ẩn cũng khiến Excel tính là vùng in.
- Kiểm tra ô cuối cùng bằng Ctrl + End. Nếu bạn thấy con trỏ nhảy quá xa dữ liệu thật thì cần xoá hàng/cột thừa để Excel nhận đúng vùng dữ liệu.
- Sử dụng Page Break Preview trước khi in để xem thử Excel sẽ chia trang thế nào, từ đó chỉnh lại cho hợp lý với nhu cầu của mình.
- Chọn chế độ Fit to One Page nếu muốn in gọn trong một trang, chế độ này sẽ hạn chế tình trạng bị tràn xuống và tạo khoảng trắng.
- Đặt lề vừa phải, phù hợp và tránh quá rộng vì sẽ để lại nhiều khoảng trống.
Trên đây là chi tiết cách khắc phục lỗi In Excel bị khoảng trắng cuối trang. Trùm Thủ Thuật hy vọng rằng những thông tin này hữu ích với bạn.
CHIA SẺ THÊM
