Lỗi copy xuống dòng là vấn đề gây ảnh hưởng đến trải nghiệm sử dụng của bạn? Hãy để Trùm Thủ Thuật giúp bạn sửa lỗi copy bị xuống dòng trong Word nhé!
Lỗi copy bị xuống dòng là tình trạng lỗi phổ biến khi sử dụng Word. Khi bạn sao chép nội dung từ một nguồn khác như web, email PDF dán vào Word khiến Word tự động định dạng cho ra định dạng không mong muốn và xuất hiện một số lỗi trong đó có bị xuống dòng khi chưa hết câu.
Vấn đề lỗi khiến hiệu quả làm việc của bạn bị giảm sút, việc chỉnh sửa thủ công thì tốn thời gian. Vì thế, trong bài viết này Trùm Thủ Thuật sẽ hướng dẫn bạn cách sửa lỗi copy bị xuống dòng trong Word với tính năng find và Replace. Chỉ tốn 1 phút bạn có thể khắc phục lỗi ngay lập tức. Theo dõi bài viết để mình hướng dẫn chi tiết cho bạn nhé!
Tại sao copy trong Word bị lỗi xuống dòng?
Khi copy và dán từ nhiều nguồn khác nhau thì sẽ có những xung đột nhất định về định dạng.
- Định dạng từ trình duyệt web, các thẻ HTML, định dạng web bị giữ lại khi dán vào Word.
- Định dạng từ tài liệu PDF không tương thích khi chuyển đổi sang Word.
Từ đó khiến các định dạng không đồng nhất khi chuyển đổi do đó bị xuống dòng không cần thiết.
Đôi khi có các ký tự đặc biệt không tương thích trong khi copy – dán tạo ra khoảng xuống dòng bất thường.
Khi đã hiểu nguyên nhân, tìm hiểu thủ thuật máy tính để khắc phục vấn đề nhé!
Sửa lỗi copy bị xuống dòng trong Word siêu nhanh
Biểu hiện của lỗi là khi chưa kết thúc đoạn văn bản đã xuống dòng. Bạn có thể sửa thủ công nếu lỗi không nhiều. Nếu đoạn văn bản lớn hãy sử dụng một trong 2 cách sau.
Tính năng Find and Replace sửa lỗi copy bị xuống dòng
Áp dụng quy tắc tìm những khoảng trắng trong Word sau đó tiến hành sửa lỗi. Chi tiết các bước thực hiện sửa lỗi copy bị xuống dòng trong Word.
Bước 1: Nhấn tổ hợp phím “Ctrl +H” để mở Find and Replace. Nhấn chọn vào “Replace”.
Tiến hành nhập:
- Ô Find: .^p ( “.” là ký tự dấu câu. “p” là xuống dòng)
- Ô Replace with: dãy ký tự tùy ý – nên đặt ký tự đặc biệt để dễ nhận diện không bị trùng với nội dung. (Ví dụ: ###; $$$).
Nhấn Replace All.
(Lúc này ta đã thay những đoạn xuống dòng bằng dãy ký tự trong ô Replace with).
Bước 2: Tiếp tục nhấn tổ hợp phím “Ctrl +H” để mở Find and Replace một lần nữa.
Tiến hành nhập:
- Ô Find: ^p
- Ô Replace with: nhấn phím cách (xóa ký tự và thay bằng khoảng trắng).
Nhấn Replace All.
Bước 3: Nhấn tổ hợp phím “Ctrl +H” để mở Find and Replace lần cuối.
Tiến hành nhập:
- Ô Find: dãy ký tự nhập ở Replace with trong bước 1.
- Ô Replace with: .^p
Nhấn Replace All.
Thông thường thì không chỉ bị xuống dòng mà bạn sẽ gặp thêm một số lỗi về định dạng khác như khoảng trắng. Bạn có thể tiếp tục sử dụng cách 1 với tính năng Find and Replace.
Tiến hành nhanh các bước trong hộp thoại Find and Replace.
Nhập:
- Ô Find what: ^l
- Ô Replace with:^p
Nhấn Replace All.
Sửa lỗi copy bị xuống dòng trong Word bằng Clear Formatting
Tính năng “Clear Formatting” (Xóa định dạng) áp dụng khi bạn paste nội dung vào Word và gặp vấn đề với định dạng và xuống dòng. Hãy thực hiện nhanh cách sửa lỗi sau:
Bước 1: Chọn toàn bộ nội dung đã copy bị lỗi.
Bước 2: Vào Home trong nhóm Font bấm Clear Formatting (Chữ có cục gôm bên phải).
Sửa lỗi xuống dòng khi copy từ web sang Word được áp dụng tương tự nhé!
Cách copy không bị xuống dòng nhanh chóng
Ngoài cách sửa lỗi copy bị xuống dòng trong Word bạn có thể thử áp dụng cách copy chuẩn. Điều này giúp cho các lỗi như bị xuống dòng, giãn cách chữ, lỗi chính tả,… sẽ được loại bỏ.
Có các tính năng dán thông minh được hỗ trợ trong Word hiện nay như:
- Tính năng “Keep Text Only” (Chỉ giữ văn bản): Home > Paste > Keep Text Only.
- Tính năng “Unformatted Text” (Văn bản không định dạng): Home > Paste Special > Unformatted Text.
Đôi khi bạn có thể sử dụng Notepad trung gian để đưa về định dạng phổ thông và xóa các định dạng không cần thiết từ nội dung gốc. Sau đó copy và dán lại với trong Word.
Như vậy Trùm Thủ Thuật đã hướng dẫn xong cách sửa lỗi copy bị xuống dòng trong Word. Mình chúc bạn thực hiện thành công và đừng quên để lại bình luận nếu như có khó khăn khác nhé!
XEM THÊM
