Mẹo tránh lỗi khi tạo Relationship trong Access

Access là một trong những ứng dụng mạnh mẽ để quản lý dữ liệu của bộ công cụ nhà Microsoft Access. Việc tạo Relationship là việc làm thường xuyên nên đôi khi không thể tránh khỏi những sai sót. Đừng bỏ qua bài viết này nó sẽ giúp bạn tránh các lỗi khi tạo Relationship trong Access đấy.

Các lỗi khi tạo Relationship trong Access

“Biết mình biết ta”, biết lỗi biết cách xử lý nha! Vậy nên trước hết mình sẽ thông tin đến bạn các lỗi hay mắc phải khi tạo Relationship trong Access. Trước hết tạo Relationship tức là tạo các mối quan hệ cho các nội dung với nhau. Trong bài mình sẽ gọi nó là các trường thông tin. Liên quan đến lỗi có phần lớn là vì các xung đột trường thông tin với nhau.

Lỗi và lý do thường gặp

Chi tiết hơn về một số lỗi khi tạo Relationship trong Access phổ biến như:

Do khóa chính và khóa ngoại không khớp (Primary Key and Foreign Key Mismatch)
Khác kiểu dữ liệu (Data Type Mismatch) hoặc thiếu dữ liệu (Missing Data in Tables)
Không có khóa chính trong bảng cha (No Primary Key in Parent Table). Thiếu bước tạo Primary Key vì không có trường chính.
Mối quan hệ “Many-to-Many” không có bảng trung gian (Many-to-Many Relationship without Junction Table). Nguyên nhân chính là do không có (Junction Table). Ví dụ nếu bạn có bảng khóa học và bảng sinh viên thì cần một bảng trung gian Enrollments để lưu thông tin và liên kết chúng lại.
Chưa áp dụng tính toàn vẹn tham chiếu (Referential Integrity Not Applied). Nguyên nhân chính là do chưa bật “Enforce Referential Integrity”.
Lỗi do vi phạm ràng buộc (Constraint Violations). Thường gặp khi dùng tính năng Referential Integrity vì không có dữ liệu trong bảng con và bảng cha tương ứng.
Mối quan hệ không rõ ràng hoặc không thể xác định (Ambiguous or Undefined Relationship). Do làm việc với các bảng có truy vấn quá phức tạp.
Lỗi không thể xóa mối quan hệ. Thường là do các dữ liệu có liên quan đến nhau. (Unable to Delete Relationship Due to Existing Data)
Đang ở chế độ chỉ đọc (Cannot Create Relationship in Read-Only Mode).

Khắc phục chính

Để khắc phục các lỗi hầu hết cần nắm rõ các tạo relationship trong Access cho chuẩn xác. Tránh tuyệt đối các trường hợp xung đột dữ liệu, từ nội dung cho tới định dạng. Sau đây là tóm gọn tương ứng các cách khắc phục nhanh khi bạn gặp lỗi tạo Relationship trong Access

Đảm bảo khóa chính ngoại có kiểu dữ liệu tương ứng.
Đảm bảo có khóa chính trong bảng cha (Thiết lập trường làm Primary Key).
Có bảng trung gian trong loại quan hệ “Many-to-Many”.

(Quan hệ nhiều nhiều ví dụ có bảng trung gian)

Luôn tích vào tính toàn vẹn tham chiếu “Enforce Referential Integrity”.
Đảm bảo các bản ghi con đủ bản ghi cha.
Xóa và điều chỉnh bảng ghi con trước khi xóa hoặc điều chỉnh bảng ghi cha.
Đảm bảo đang ở chế độ chỉnh sửa để tạo Relationship.

Để bạn có thể tiến hành xử lý lỗi khi tạo Relationship trong Access thì hãy đến với hướng dẫn cách tạo Relation đúng ngay sau đây.

Cách tạo relationship trong Access chuẩn và đơn giản

Liên kết 1-1 có nghĩa là dòng (record) của bảng này liên kết với 1 dòng (record) duy nhất của bảng khác.
Để tạo Relationship bạn cần hiểu một chút về liên kết 1-n trong Access. Tương tự với 1-1 có thể hiểu liên kết 1-n có nghĩa là 1 bảng có nhiều liên kết với nhiều bảng khác nhau..
Riêng với liên kết n-n (nhiều – nhiều) thì tương tự như 1 sản phẩm có thể nằm trong nhiều đơn hàng hoặc ngược lại, đơn hàng có nhiều sản phẩm.

Trước hết chúng ta cần tạo bảng rồi áp dụng cách tạo liên kết giữa các bảng trong Access để hoàn thành tạo Relationship.

Bước 1: Mở dữ liệu

Vào “Database Tools” rồi Relationships.
Nếu chưa có bảng thì chọn Design > Show Table (hiển thị bảng) và nhấp vào và nhấp “Ad”d để thêm rồi “Close” đóng lại.
Xuất hiện bảng thì thực hiện kéo thả theo vị trí mong muốn. Lưu ý cố gắng sắp xếp theo mối quan hệ bảng cha, bảng con theo vị trí trái – phải.

Bước 2: Tiến hành tạo liên kết

Tiến hành bấm vào bảng và chọn lựa liên vùng để tạo liên kết. Bấm và giữ để kéo trường con vào trường cha.
Khi hiện ra bảng edit thì kiểm tra “khóa chính = khóa ngoại”. Rồi nhấn “Create”.
Nhớ tích “Enforce Reference Integrity”.

Bước 3: Chỉnh sửa liên hệ

Nếu muốn chỉnh sửa liên hệ thì bạn chọn tích vào đường liên kết rồi chuột phải và chọn “Edit Relationship…”.
Lưu ý khi chỉnh sửa liên hệ thì cần phải đóng bảng không được mở ra.
Làm tương tự cho các bảng và liên kết mà bạn muốn sắp xếp.