Bạn gặp khó khăn khi thực hiện tách họ và tên trong phần mềm Word? Đừng lo, Trùm Thủ Thuật sẽ bật mí cách tách họ tên đệm và tên trong Word vô cùng nhanh chóng và hiệu quả.
Như bạn đã biết, dữ liệu họ và tên là một trong những dạng dữ liệu xuất hiện khá phổ biến trong quá trình làm việc trên phần mềm Word cũng như Excel,… Với phần mềm Excel, việc lọc tách họ và tên về cơ bản là khá đơn giản. Tuy nhiên để có thể tách họ và tên trên phần mềm Word thì không phải ai cũng biết cách thực hiện.
Do đó, trong mục thủ thuật văn phòng hôm nay mình sẽ hướng dẫn cách tách họ tên đệm và tên trong Word. Nếu đang gặp rắc rối với việc tách họ tên trong phần mềm Word thì bài viết này chính xác là những gì bạn đang cần.
Có cách tách họ tên đệm và tên trong Word hay không?
Nhiều người nghĩ rằng, phần mềm Word là một phần mềm chuyên dùng để soạn thảo văn bản. Do đó, việc sử dụng phần mềm này để lọc và tách dữ liệu là điều không thể. Tuy nhiên thực tế thì lại không phải như vậy, phần mềm Word hoàn toàn có thể lọc và tác được nhiều dạng dữ liệu khác nhau trong đó có cả họ và tên. Thập chí, khả năng tách dữ liệu họ tên đã xuất hiện từ rất sớm trên phần mềm Word.
Vậy làm sao để có thể tách họ và tên trong Word vậy nhỉ?
Hiện tại, có rất nhiều phương pháp để chúng ta có thể tiến hành tách họ và tên trong phần mềm Word. Tuy nhiên, nếu xét theo mức độ hiệu quả thì sẽ có 2 cách được sử dụng phổ biến nhất. Ngay sau đây sẽ là hướng dẫn chi tiết để bạn có thể thực hiện được 2 cách này.
Cách 1: Thao tác trực tiếp trên phần mềm Word
Đến với cách đầu tiên, mình sẽ hướng dẫn bạn tách họ và tên trực tiếp trên phần mềm Word. Tuy nhiên cách này chỉ thực sự hiệu quả khi toàn bộ các tên mà bạn cần tách đều có số lượng chữ giống nhau.
- B1: Tại trang Word chứa dữ liệu họ và tên mà bạn cần tách. Bôi đen nội dung cần tách rồi nhấn tổ hợp Ctrl + H để khởi động tính năng Find and Replace.
- B2: Tại ô Find what, bạn hãy nhấn 1 lần dấu cách (phím space).
- B3: Tại ô Replace with, bạn hãy nhập ký tự ^t (bạn có thể copy trực tiếp từ bài viết này và dán vào).
- B4: Nhấn Replace All, khi hệ thống xuất hiện thông báo thì bạn hãy chọn yes rồi nhấn ok.
- B5: Vào tab insert và chọn vào mục insert table, ngay lập tức phần họ, tên đệm, tên sẽ được chia gọn gàng trong bảng.
Lưu ý: Nếu các tên có số lượng chữ khác nhau thì việc lọc tách như phương pháp này sẽ không hiệu quả cho lắm.
Cách 2: Sử dụng Excel để xử lý
Trong trường hợp bạn cảm thấy cách ở trên không thực sự hiệu quả. Đây là lúc bạn cần phải nhờ đến sự hỗ trợ của phần mềm Excel. Cụ thể thì việc bạn cần làm là chuyển dữ liệu họ tên từ Word sang Excel. Sau khi dùng Excel để phân tách họ và tên thì bạn chỉ cần sao chép ngược từ Excel về Word lại là được.
- B1: Bôi đen toàn bộ họ và tên trong phần mềm Word rồi nhấn Ctrl + C để copy.
- B2: Mở phần mềm Excel lên sau đó chọn một ô bất kỳ rồi nhấn Ctrl + V để paste.
- B3: Tiến hành căng chỉnh nội dung nếu cần thiết. Sau đó tại cột họ và tên đệm, bạn hãy điền họ và tên đệm của 2 người đầu tiên.
- B4: Chọn vào cột họ và tên đệm, sau đó vào thẻ home chọn fill > flash fill. Ngay lập tức, toàn bộ nội dung còn thiếu trong cột sẽ tự động được điền đầy đủ.
- B5: Tiếp tục với phần tên thì bạn cũng làm tương tự. Sau khi điền tên của 2 bạn đầu tiên thì sử dụng flash fill.
- B6: Khi đã tách được họ và tên thì bạn bôi đen những nội dung cần thiết và copy rồi paste ngược vào Word là xong.
Một số lưu ý khi thực hiện tác họ tên đệm và tên trong Word
- Bạn cần chú ý tên có nhiều thành phần. Cụ thể, một số tên có nhiều chữ trong họ hoặc đệm (VD: “Trần Thị Thu Hằng”) thì nếu tách tự động bằng khoảng trắng, dễ bị sai. Khi đó, bạn nên tách thủ công cột “Tên” trước (lấy từ chữ cuối), rồi để lại “Họ + Đệm” trong cột khác.
- Giữ định dạng gọn gàng, sau khi tách, tốt nhất đưa dữ liệu vào bảng (Table) trong Word để căn chỉnh rõ ràng. Bạn nên tránh để dữ liệu trôi nổi vì dễ mất căn lề.
- Bên cạnh đó, Word có thể tách họ tên nhưng thủ công, dễ sai nếu dữ liệu lớn. Vì vậy, nếu danh sách dài thì bạn nên chuyển sang Excel để xử lý.
KẾT
Trên đây là 2 cách tách họ tên đệm và tên trong Word được nhiều người áp dụng ở thời điểm hiện tại. Với 2 biện pháp này thì tin rằng, quá trình thực hiện thao tác tách họ và trên trong phần mềm Word của bạn sẽ trở nên đơn giản và hiệu quả hơn rất nhiều.
THEO DÕI THÊM
